Новий «Порядок ведення обліку громадян України, які проживають за межами України» містить низку нововведень у сфері консульського обліку

• розширено способи подання документів з питань консульського обліку;
• змінено перелік документів, що продаються заявниками для взяття на консульський облік;
• на підтвердження перебування на консульському обліку та зняття з обліку може бути видана довідка встановленої форми або проставлена відповідна відмітка у паспортному документі;
• за взяття на як на постійний так і на тимчасовий консульський облік осіб віком від 16 років справлятиметься консульський збір у розмірі згідно з чинними тарифами;
• визначено строк розгляду заяв з питань консульського обліку (не більш як 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів) та закріплено підстави для відмови у взятті на консульський облік.

---

Документи, які подаються для взяття на консульський облік

1. заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший спосіб, передбачений пунктом 5 Порядку (завантажити форму заяви). У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява  подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників (завантажити форму заяви представника);
2. одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до відомчої інформаційної системи МЗС (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон — білий, вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303);
3. паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім'я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних та сторінки з відміткою про оформлення постійного проживання за кордоном;
4. копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
5. копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки;
6. копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);
7. копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави;
8. оригінал документа про сплату консульського збору;
9. оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);
10. копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування — для взяття на тимчасовий консульський облік. Якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося, надається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.

---

Способи подання документів

Заяви про взяття на консульський облік, актуалізацію даних про особу, що містяться в обліковій картці, внесення змін до облікової картки або зняття з консульського обліку можуть бути подані під час особистого прийому або дистанційно — засобами поштового зв'язку або в електронній формі з використанням відповідних технічних і програмних засобів. Вимоги до організації ведення обліку в електронній формі встановлюються МЗС. 

Для практичного запровадження обліку в електронній формі МЗС здійснюється розробка нормативної бази та програмних засобів. Започаткування такого обліку планується здійснити упродовж поточного року.