1. заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший спосіб, передбачений пунктом 5 Порядку (завантажити форму заяви ( .pdf , 37.93 Кб )). У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява  подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників (завантажити форму заяви представника ( .pdf , 38.83 Кб ));
2. одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, для подальшого сканування та внесення до відомчої інформаційної системи МЗС (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон — білий, вимоги до якості відцифрованого образу обличчя встановлюються відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303);
3. паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім'я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних та сторінки з відміткою про оформлення постійного проживання за кордоном;
4. копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
5. копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання в Україні або паспорта громадянина України у формі книжечки;
6. копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності) - "permiso de residencia";
7. копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави - "empadronamiento";
8. оригінал документа про сплату консульського збору;
9. оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);
10. копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування — для взяття на тимчасовий консульський облік. Якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося, надається витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини.

Заяви про взяття на консульський облік, актуалізацію даних про особу, що містяться в обліковій картці, внесення змін до облікової картки або зняття з консульського обліку можуть бути подані під час особистого прийому або дистанційно — засобами поштового зв'язку або в електронній формі з використанням відповідних технічних і програмних засобів. Вимоги до організації ведення обліку в електронній формі встановлюються МЗС. 

Для практичного запровадження обліку в електронній формі МЗС здійснюється розробка нормативної бази та програмних засобів. 

Підставами для зняття з консульського обліку є:

1. заява особи про зняття з консульського обліку, подана нею особисто (завантажити форму заяви). У разі зняття з консульського обліку особи, яка не досягла   16-річного віку, особи, усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, така заява подається одним із батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників;
2. закінчення строку перебування на консульському обліку;
3. припинення особою, яка перебуває на консульському обліку, громадянства України;
4. смерть особи, яка перебуває на консульському обліку;
5. невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов'язку щодо актуалізації даних, установленого абзацом другим пункту 16 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України;
6. повідомлення МЗС про повернення на постійне місце проживання в Україну усиновленої дитини;
7. повідомлення територіального органу/територіального підрозділу ДМС разом із заявою про зняття з консульського обліку особи, яка досягла 14-річного віку, постійно проживала за кордоном, повернулася на постійне проживання в Україну та звернулася до територіального органу/ територіального підрозділу ДМС з питання щодо оформлення паспорта громадянина України або анулювання штампу в паспорті громадянина України для виїзду за кордон про оформлення виїзду за кордон на постійне місце проживання.

Міністерством закордонних справ розроблено проект Добровільної реєстрації українських громадян при подорожах за кордон («ДРУГ»), який є ефективним інструментом попередження, за потреби – розшуку та надання сприяння громадянам України в разі надзвичайних подій за кордоном – природних катаклізмів, соціальних заворушень, військових конфліктів.

У разі, якщо Ви бажаєте зареєструватися у системі «ДРУГ», пропонуємо Вам заповнити електронну анкету на вебсайті проекту, який також містить іншу інформацію, що може бути корисною при плануванні Вашої закордонної подорожі.

У разі виникнення надзвичайної ситуації в країні, до якої Ви зареєструвалися, система надішле актуальну інформацію у формі текстового повідомлення на Ваш номер телефону або повідомлення на електронну адресу. Крім того, посольство чи консульство України матимуть можливість встановити зв'язок з Вами або з особами, яких Ви зазначили у анкеті.