Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріально посвідчувані угоди, а також довіреності, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчиняє нотаріальну дію.

При вчиненні нотаріальної дії консулом здійснюється встановлення особи учасників цивільних відносин, які звернулися за вчиненням такої дії. Встановлення особи здійснюється за паспортом громадянина України або за іншими документами, вичерпний перелік яких визначено ст. 43 Закону України «Про нотаріат», зокрема:

• паспорт громадянина України
• паспорт громадянина України для виїзду за кордон
• дипломатичний чи службовий паспорт
• посвідчення особи моряка
• посвідчення члена екіпажу
• посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні
• національний паспорт іноземця або документ, що його замінює
• посвідчення особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни
• посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.

У зв'язку з цим, при зверненні до Консульства за вчиненням будь-якої нотаріальної дії необхідно пред'явити ОРИГІНАЛ одного із наведених вище посвідчень особи (а також надати копію поданого документа, яка залишається у нотаріальному архіві установи).

Правоздатність юридичної особи установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій – загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:

• наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;
• нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;
• доручення на здійснення відповідної юридичної дії.

Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.

За вчинення нотаріальних дій в закордонних дипломатичних та консульських установах справляється консульський збір у порядку та розмірах, визначених законодавством.

Нотаріальні дії вчиняються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів та сплати консульського збору.

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Консул засвідчує заяви від імені однієї або кількох осіб.

Для засвідчення підпису на заяві заявниками необхідно особисто пред'явити такі документи:

1. дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію його першої сторінки (або дійсний «внутрішній» паспорт громадянина України та копії всіх сторінок з відмітками);
2. квитанцію про сплату консульського збору (банківське направлення видається під час консульського прийому після попередньої консультації та огляду поданих документів);
3. заяву щодо вчинення нотаріальної дії.

Орієнтовні форми типових заяв Ви можете завантажити за наступними посиланнями:

• дозвіл батька/матері на виїзд за кордон дитини віком до 16 років;
• дозвіл обох батьків на виїзд за кордон дитини віком до 16 років;
• заява про сімейний стан.

У залежності від змісту заяви також можуть бути необхідні додаткові документи, що стосуються викладених у заяві фактів, наприклад: витяг з Державного реєстру актів цивільного стану, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про смерть, свідоцтво про народження дитини тощо.

Консул посвідчує довіреності від імені однієї особи на ім'я однієї чи декількох осіб.

Для посвідчення довіреності заявнику необхідно особисто пред'явити такі документи:

1. дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію його першої сторінки (або дійсний «внутрішній» паспорт громадянина України та копії всіх сторінок з відмітками);
2. заяву щодо вчинення нотаріальної дії (буде надана в консульстві)   
3. реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код) або його копію;
4. квитанцію про сплату консульського збору (банківське направлення видається під час консульського прийому після попередньої консультації та огляду поданих документів);
5. також необхідно знати точні та повні дані «внутрішнього» паспорта довіреної особи та її ідентифікаційний номер платника податків;
6. інші документи та відомості, які стосуються майна чи повноважень, що надаються довіреністю (наприклад копія технічного паспорта автомобіля, ідентифікаційні дані рухомого чи нерухомого майна, які містяться у правовстановлюючих документах, номер банківського рахунку, реєстраційні дані юридичних осіб тощо).

Звертаємо увагу, що чинними Тарифами передбачена окрема ставка консульського збору при оформленні довіреності майнового характеру (управління, користування та розпорядження нерухомим майном, банківськими рахунками, пенсією, ведення спадкових справ тощо) на ім'я іншого з подружжя, дітей або батьків. Для застосування такої ставки необхідно надати оригінали документів, які підтверджують родинний зв'язок довірителя з уповноваженою особою (зокрема, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб з урахуванням змін прізвища).