Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріально посвідчувані угоди, а також довіреності, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчиняє нотаріальну дію.

При вчиненні нотаріальної дії консулом здійснюється встановлення особи учасників цивільних відносин, які звернулися за вчиненням такої дії. Встановлення особи здійснюється за паспортом громадянина України або за іншими документами, вичерпний перелік яких визначено ст. 43 Закону України «Про нотаріат», зокрема:

• паспорт громадянина України
• паспорт громадянина України для виїзду за кордон
• дипломатичний чи службовий паспорт
• посвідчення особи моряка
• посвідчення члена екіпажу
• посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні
• національний паспорт іноземця або документ, що його замінює
• посвідчення особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни
• посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.

У зв'язку з цим, при зверненні до Консульства за вчиненням будь-якої нотаріальної дії необхідно пред'явити ОРИГІНАЛ одного із наведених вище посвідчень особи (а також надати копію поданого документа, яка залишається у нотаріальному архіві установи).

Правоздатність юридичної особи установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій – загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:

• наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;
• нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;
• доручення на здійснення відповідної юридичної дії.

Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

У разі оформлення довіреності щодо юридичної особи, прохання попередньо по електронній пошті узгодити текст довіреності та перелік необхідних документів.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.

Під час укладення правочинів, зокрема: нотаріального посвідчення довіреностей, засвідченні підпису на заявах, укладенні договорів, заповітів тощо, усі документи підписуються заявником особисто власноруч в присутності консула.

Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними, аби не припуститися помилки в документі. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір, адже після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.

За вчинення нотаріальних дій в закордонних дипломатичних та консульських установах справляється консульський збір у порядку та розмірах, визначених законодавством.

Нотаріальні дії вчиняються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів та сплати консульського збору.

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Консул засвідчує заяви від імені однієї або кількох осіб.

Для засвідчення підпису на заяві заявниками необхідно особисто пред'явити такі документи:

1. дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію його першої сторінки (або дійсний «внутрішній» паспорт громадянина України та копії всіх сторінок з відмітками);
2. квитанцію про сплату консульського збору (банківське направлення видається під час консульського прийому після попередньої консультації та огляду поданих документів);
3. заяву щодо вчинення нотаріальної дії.

Орієнтовні форми типових заяв Ви можете завантажити за наступними посиланнями:

• дозвіл батька/матері на виїзд за кордон дитини віком до 16 років;
• дозвіл обох батьків на виїзд за кордон дитини віком до 16 років;
• заява про сімейний стан.

У залежності від змісту заяви також можуть бути необхідні додаткові документи, що стосуються викладених у заяві фактів, наприклад: витяг з Державного реєстру актів цивільного стану, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про смерть, свідоцтво про народження дитини тощо.

Консул посвідчує довіреності від імені однієї особи на ім'я однієї чи декількох осіб.

Для посвідчення довіреності заявнику необхідно особисто пред'явити такі документи:

1. дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію його першої сторінки (або дійсний «внутрішній» паспорт громадянина України та копії всіх сторінок з відмітками);
2. заяву щодо вчинення нотаріальної дії (буде надана в консульстві)   
3. реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код) або його копію;
4. квитанцію про сплату консульського збору (банківське направлення видається під час консульського прийому після попередньої консультації та огляду поданих документів);
5. також необхідно знати точні та повні дані «внутрішнього» паспорта довіреної особи та її ідентифікаційний номер платника податків;
6. інші документи та відомості, які стосуються майна чи повноважень, що надаються довіреністю (наприклад копія технічного паспорта автомобіля, ідентифікаційні дані рухомого чи нерухомого майна, які містяться у правовстановлюючих документах, номер банківського рахунку, реєстраційні дані юридичних осіб тощо).

Звертаємо увагу, що чинними Тарифами передбачена окрема ставка консульського збору при оформленні довіреності майнового характеру (управління, користування та розпорядження нерухомим майном, банківськими рахунками, пенсією, ведення спадкових справ тощо) на ім'я іншого з подружжя, дітей або батьків. Для застосування такої ставки необхідно надати оригінали документів, які підтверджують родинний зв'язок довірителя з уповноваженою особою (зокрема, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб з урахуванням змін прізвища).

1️⃣ Автоматизовані нотаріальні послуги

Громадянин на порталі е-Консул  https://id.e-consul.gov.ua/ самостійно обирає тип документа і заповнює шаблон онлайн.

Слід зареєструватися в електронній черзі МЗС України:https://malaga.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/poperednij-zapis-na-prijom  з метою  візиту для підпису і отримання виготовленого документа.

УВАГА! Перед початком заповнення онлайн заяви на вчинення нотаріальної дії, просимо заздалегідь підготувати інформацію з документів,

з яких Вам потрібно буде ввести дані:

• Закордонні, внутрішні паспорти (Ваш та особи, яку Ви уповноважуєте);
• Реєстраційні номери облікових карток платників податків тобто РНОКПП (Ваш та особи, яку Ви уповноважуєте);
• Витяги про місце реєстрації проживання (Ваш та особи, яку Ви уповноважуєте).

НА ПІДПИСАННЯ ДОВІРЕНОСТІ/ НОТАРІАЛЬНОЇ ЗАЯВИ ОБОВ’ЯЗКОВО МАТИ ОРИГІНАЛИ ВАШИХ ПАСПОРТНИХ ДОКУМЕНТІВ І РНОКПП, СВІДОЦТВО ПРО НАРОДЖЕННЯ, ШЛЮБ ( чинними Тарифами передбачена окрема ставка консульського збору при оформленні довіреності майнового характеру (управління, користування та розпорядження нерухомим майном, банківськими рахунками, пенсією, ведення спадкових справ тощо) на ім'я іншого з подружжя, дітей або батьків. Для застосування такої ставки необхідно надати оригінали документів, які підтверджують родинний зв'язок довірителя з уповноваженою особою (зокрема, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб з урахуванням змін прізвища).

ОРИГІНАЛИ ДОКУМЕНТІВ ОСОБИ, ЯКУ ВИ УПОВНОВАЖУЄТЕ НЕ ПОТРІБНІ!

Доступні послуги (натисніть для початку оформлення):

• Посвідчення немайнових довіреностей
  • представництво в судах, зняття/реєстрація місця проживання, оформлення пенсії тощо
• Засвідчення підпису заявника
  • заява на виїзд дитини, згода на продаж/купівлю майна, спадкові заяви тощо
• Посвідчення майнових довіреностей
  • на розпорядження нерухомістю чи транспортом

Переваги: швидке та просте оформлення, виключена ручна подача заяви; оплата консульського збору онлайн, зменшення вірогідності помилки.

2️⃣ Традиційний порядок нотаріальних послуг

Зареєструйтеся на нотаріальну послугу в електронній черзі МЗС України https://malaga.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/poperednij-zapis-na-prijom, оберіть потрібну послугу:

Засвідчення вірності копій документів і виписок з них

Засвідчення вірності підпису на документах

Засвідчення заяви

Майнова довіреність

Немайнова довіреність

Посвідчення заповітів

Посвідчення факту, що фізична особа є живою 

Приготуйте текст документа у форматі *.docx (за потреби, скористайтеся консультацією нотаріуса);

готувати та надсилати текст не потрібно, якщо плануєте отримати один із наступних документів:

заява про відмову від спадщини

заява про прийняття спадщини

заява-згода другого з подружжя на придбання нерухомого майна

заява-згода другого з подружжя на продаж нерухомого майна

заява про неперебування у шлюбі

заява-згода на виїзд неповнолітньої дитини за кордон

Перед візитом надішліть файл з текстом на email:

[email protected]

Тема листа: ВАШЕ ПРІЗВИЩЕ (нотаріат)

Обробка листів — автоматична. Недотримання вимог = втрата листа.

На обрані під час реєстрації дату і час завітайте до Консульства України в Малазі  

Документи, які необхідно надати під час візиту:

• Заповнена заява (бланк надається консулом) та копії документів
• Закордонний паспорт
• Довідка РНОКПП
• Попередньо підготовлений документ (та його електронна версія)
• Оплата консульського збору банківською карткою (див. Тарифи консульського збору https://malaga.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/2788-consular-charges)
• Інші документи, що підтверджують право власності, свідоцтва тощо.

Загальні положення:

• Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою
• Заяви підписуються особисто у присутності консула
• Документи з виправленнями, олівцем чи чорнилами, що зникають — не приймаються
• Особа заявника встановлюється за закордонним паспортом
• Юридичні особи підтверджують повноваження належними документами

УВАГА! Після посвідчення документа зміни до нього не вносяться. У разі виявлені помилки, формується новий документ з повторною оплатою.

📬 Надсилання та реєстрація довіреності в Україні

Після посвідчення довіреності в Консульстві, довіритель самостійно надсилає до України:

• 📄 Оригінал довіреності, оформленої в Консульстві;
• 📝 Оригінал заяви на реєстрацію довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей.

Ці документи потрібно передати довіреній особі, яка буде діяти від імені довірителя.

📌 Що робить довірена особа після отримання документів:

Подає оригінал довіреності до будь-якого нотаріуса в Україні — незалежно від форми власності (державний чи приватний).

Нотаріус реєструє довіреність у Єдиному реєстрі довіреностей України.

Лише після реєстрації довіреність набуває юридичної сили на території України, і довірена особа має право:

представляти інтереси довірителя;

підписувати документи;

виконувати інші дії, передбачені довіреністю.

⚠️ Без реєстрації в Україні така довіреність не вважається дійсною і не може бути використана за призначенням.