Громадяни України, які виїхали за кордон тимчасово, подають клопотання про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном до дипломатичної чи консульської установи України за місцем тимчасового перебування.

Оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном особі, яка досягла 16-річного віку, здійснюється на підставі заяви, яку вона подає особисто.

Заяву від особи, яка не досягла 16-річного віку, чи від особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, подає один із законних представників (батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників).

Документи, видані компетентними органами іноземної держави, мають бути легалізовані, якщо інше не передбачено законом чи міжнародним договором України, та подані разом із засвідченим в установленому порядку перекладом українською мовою. 

До розгляду приймається лише повний пакет документів.

Громадяни України, які досягли 16-річного віку, подають такі документи:

1. дійсний документ, що посвідчує особу та підтверджує її належність до громадянства України, а також дає право на виїзд з України, та його копію;
2. заповнена та підписана заява (форма заяви); 
3. кольорова фотокартка розміром 3,5 х 4,5 см;
4. копія паспорта громадянина України (за наявності);
5. копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності);
6. довідка про реєстрацію особи громадянином України (для осіб, яким було оформлено в ЗДУ громадянство України, починаючи з 01 березня 2001 року);
7. документ, що підтверджує сплату консульського збору.

Від особи, яка не досягла 16 років, законний представник подає такі документи:

1. заповнена та підписана законним представником заява (у випадку, коли законний представник також подає аналогічну заяву щодо себе, окрема заява від особи, яка не досягла 16-річного віку, не подається, натомість дані про неї вносяться до заяви представника);
2. свідоцтво про народження особи, яка не досягла 16-річного віку, та його копія. Для осіб, народжених за кордоном, починаючи з 01 березня 2001 року, також подається довідка про реєстрацію особи громадянином України та її копія;
3. дійсний паспортний документ, що посвідчує особу законного представника, та його копія;
4. кольорова фотокартка розміром 3,5 х 4,5 см особи, яка не досягла 16-річного віку;
5. документи, що підтверджують повноваження законного представника, та їх копії. Повноваження одного з батьків дитини підтверджуються свідоцтвом про народження такої дитини. У разі невідповідності імені (імен) у документі, що підтверджує повноваження законного представника, та у паспортному документі додатково подаються документи, що підтверджують факт зміни імені;
6. нотаріально засвідчена згода законних представників або одного з них, який залишається в Україні, про залишення на постійне проживання за кордоном особи, яка не досягла 16-річного віку, або свідоцтво про смерть чи рішення суду про позбавлення батьківських прав, про визнання особи обмежено дієздатною, або недієздатною, або безвісно відсутньою, оголошення її померлою та копії таких документів. За відсутності одного з перерахованих документів подається рішення суду, яке дає право на виїзд дитини на постійне проживання за кордон, та його копія. У разі якщо інший законний представник є іноземцем або особою без громадянства, що підтверджується документально, його згода не вимагається. У такому випадку подається копія дійсного паспортного документа або свідоцтва про народження дитини, яким підтверджується, що інший законний представник є іноземцем або особою без громадянства. У разі якщо інший законний представник є громадянином України, який згідно з чинним законодавством України вважається таким, що постійно проживає за кордоном, що підтверджується документально, його згода не вимагається;
7. нотаріально засвідчена заява про згоду дитини віком від 14 до 16 років на оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном (форма заяви);
8. копія паспорта громадянина України (за наявності) та копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (за наявності);
9. документ, що підтверджує сплату консульського збору, у разі подання законним представником окремої заяви щодо оформлення документів на залишення на постійне проживання особи, яка не досягла 16-річного віку, або документ, на підставі якого законний представник звільняється від його сплати;
10. документ особи віком від 14 до 16 років, що посвідчує особу та підтверджує її належність до громадянства України, а також дає право на виїзд з України, та його копія (для особи віком до 14 років - за наявності).

За оформлення документів на залишення на постійне проживання закордонм стягується консульський збір згідно з чининми Тарифами. 

Збір сплачується за кожну подану окремо заяву.

Незалежно від результату розгляду заяви сплачений консульський збір не повертається. 

Строки розгляду заяв та прийняття рішень визначені розділом ІІІ Порядку провадження в закордонних дипломатичних установах України за заявами про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном громадян України, які виїхали за кордон тимчасово.

Протягом п'яти робочих днів з моменту прийняття заяви та всіх передбачених Порядком документів консульська установа надсилає копії поданого заявником клопотання в Україну для проведення відповідних перевірок компетентними органами.

Після отримання інформації за результатами перевірок керівник консульської установи упродовж п'яти робочих днів приймає рішення про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном або рішення про відмову в оформленні документів для залишення на постійне проживання за кордоном. Про прийняте рішення консульство протягом п'яти робочих днів повідомляє заявника у письмовій формі засобами електронного чи поштового зв'язку та надає копію прийнятого рішення.

Для завершення процедури оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном, у разі прийняття консульською установою позитивного рішення, заявник самостійно вживає заходів для зняття з реєстрації місця проживання в Україні та протягом шести місяців з дня направлення повідомлення має надати до консульства документ, що підтверджує зняття з реєстрації місця проживання в Україні. Такий документ подається щодо кожної особи окремо.

Зняття з реєстрації місця проживання у зв'язку з оформленням документів для залишення на постійне проживання за кордоном, а також отримання відповідних довідок здійснюються особисто або законним представником чи представником за довіреністю, посвідченою в установленому законом порядку.

Після надання до консульської установи документа про зняття заявника з реєстрації місця проживання в Україні у його паспорті громадянина України для виїзду за кордон проставляється штамп «постійне проживання».

У разі, якщо заявник протягом шести місяців з моменту направлення йому повідомлення про прийняте рішення не звернувся до консульської установи для завершення оформлення документів, прийняте консульством рішення про оформлення документів для залишення на постійне проживання за кордоном скасовується.