Витребування документів з України

Опубліковано 17 березня 2025 року о 14:03

Документи з питань витребування можуть бути подані: заявником особисто, законним представником (батьки, опікуни, усиновителі) або за довіреністю на представлення інтересів для оформлення необхідних документів. Якщо довіреність посвідчена іноземним нотаріусом, вона має бути належним чином засвідчена (Апостиль/легалізація), з нотаріально засвідченим перекладом українською мовою.

Для оформлення запиту на витребування, зокрема: свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з державного реєстру актів цивільного стану та архівних довідок до консульства необхідно подати:

1. Заяву у трьох примірниках щодо витребування документів з України на кожен документ окремо (заповнюватися виключно українською мовою). Відповіді на запитання слід давати повні та точні;

2. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон (оригінал та копія) та копія внутрішнього паспорта громадянина України;

3. Копія документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);

4. Оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання);

5. Консульський збір за витребування документа та його видача у розмірі 18 євро або витребування документа, засвідченого в Україні уповноваженим на те органом, та його видача у розмірі 45 євро (Заява ( .pdf , 135.39 Кб )для протавлення штампу «Apostille»). Оплата здійснюється банківською карткою за допомогою POS-терміналу безпосередньо під час консульського прийому в приміщенні установи.

У разі необхідності витребування документа з в проставленням печатки "Апостиль", зокрема виданих в Україні, додатково стягується державне мито (три неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) і сплачується окремо на рахунок Державної казначейської служби України.

Реквізити рахунку, відкритого в Державній казначейській службі України на ім’я Головного управління Казначейства у місті Києві, за кодом класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг», та відомчою ознакою «41», для зарахування плати за проставлення апостиля:

Одержувач : ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;

Код за ЄДРПОУ: 37993783;

Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;

Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України

(електронний адміністративний податок);

Код класифікації доходів бюджету: 22012500

Реквізити валютного рахунку Державної казначейської служби України, відкритого в АТ "Державний експортно-імпортний банк України" для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України (https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv):

Отримувач (beneficiary): Державна казначейська служба України, Україна, 01601, м.Київ, вул. Бастіонна, 6 (STATE TREASURY SERVICE OF UKRAINE, Ukraine, 01601, Kyiv, Bastionna str., 6);

код отримувача: 37567646

валютний рахунок отримувача коштів (account):

IBAN: UA563223130000025133012855000

банк отримувача коштів (beneficiary bank): Акціонерне товариство "Державний експортно-імпортний банк України", Київ. Україна (JSC "THE STATE EXPORT-IMPORT BANK OF UKRAINE", Kyiv, Ukraine);

SWIFT: EXBSUAUX;

код банку: 322313.

ОБОВ’ЯЗКОВО зазначити в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) код класифікації доходів державного бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля» при сплаті заявником державного мита за проставлення апостиля!

Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортно-імпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням: https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasoveobslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelikbankiv-korespondentiv/.

Процедура витребування зазвичай займає від 6 місяців до 1 року, хоча враховуючи введення воєнного стану наразі не можливо оцінити час можливої затримки видачі витребуваних документів.

Звертаємо Вашу увагу, що витребувати документи з України також можливо шляхом безпосереднього звернення заявника до відповідного органу в Україні, або через представника, який діятиме на підставі довіреності.

Пам'ятка щодо витребування з України документів про реєстрацію актів цивільного стану

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.

Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.

Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються: прiзвище, ім’я, по батьковi та адреса заявника; прiзвище, ім’я, по батьковi особи, вiдносно якої запитується свiдоцтво; яке необхiдне свiдоцтво; коли i яким органом державної реєстрацiї актiв цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту повторного свідоцтва.

Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.

Пам'ятка щодо витребування з України документів про освіту

Для отримання дубліката диплома власнику документа необхідно скласти письмову заяву до вищого навчального закладу. В цій заяві вказується причина втрати документа, прізвище, ім'я та місце проживання заявника, назва втраченого документа, назва навчального закладу і дата його закінчення.

До заяви також додаються:

оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання заявника, в якому має бути зазначено назву документа про освіту, його номер та дата видачі, на чиє ім'я виданий, яким навчальним закладом та про визнання його недійсним;
довідка від компетентних органів про втрату документа;
копія платіжного документа про оплату витрат на виготовлення дубліката документа про освіту;
дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5.
Згадані документи можна отримати також шляхом безпосереднього звернення до навчального закладу, або за участю іншої особи, яка матиме відповідну нотаріально-завірену довіреність.

Іноземці, які закінчили в Україні вищий навчальний заклад та втратили документ про його закінчення, мають звертатися через дипломатичне представництво своєї держави в Україні.

УВАГА!

Міністерство освіті і науки України розглядає питання щодо оформлення дублікатів документів про освіту лише за умови подання заявником всіх наведених вище документів.

Центральні архівні установи України

Центральний державний архів вищих органів влади і управління України (ЦДАВО)	03110, м.Київ-110, вул.Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-36-66
Центральний державний архів громадських об'єднань України (ЦДАГО)	01011, м.Київ-11, вул. Кутузова, 8, тел.: (044) 295-73-22, 295-55-16
Центральний державний історичний архів України м.Київа (ЦДІАК)	03110, Київ-110, вул. Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-30-02
Центральний державний історичний архів України м. Львова (ЦДІАЛ)	01008, м.Львів-8, пл. Соборна, 3а, тел.: (0322) 72-35-08, 72-30-63
Центральний державний кіно-фото-фоно архів України (ЦДАКФФД)	03110, м.Київ-110, вул. Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-37-77
Центральний державний науково технічний архів України (ЦДНТА)	310003, м.Харків-3, вул. Університетська, 4, тел.: (0572) 12-75-67
Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України (ЦДАМЛМ)	03110, м.Київ-25, вул. Володимирська, 22а, тел.: (044) 228-44-81
Центральний державний архів при Уряді АР Крим	02680, м. Сімферополь, вул.Кечкеметська, 3, тел.: (0652) 22-84-05

Державні архіви областей України

Вiнницька обл.	287100, м. Вiнниця, вул. Ленiна, 17, тел.: (0432) 32-40-59
Волинська обл.	263026, м. Луцьк, вул. Ветеранiв, 21, тел.: (03322) 5-75-33
Днiпропетровська обл.	320069, м. Днiпропетровськ, вул. К.Лiбкнехта, 89, тел.: (0562) 93-80-90
Донецька обл.	340086, м. Донецьк, пр. Лагутенка, 12, тел.: (0622) 99-22-97
Житомирська обл.	262000, м. Житомир, вул.8 березня, 20, тел.: (0412) 24-45-27
Закарпатська обл.	294008, м. Ужгород, пл. Народна, 4, тел.: (03122) 2-06-10
Запорiзька обл.	330095, м. Запорiжжя, вул. Українська, 48, тел.: (0612) 62-14-21
Iвано-Франкiвська обл.	284015, м. Iвано-Франкiвськ, вул. Грунвальдська, 3, тел.: (03422) 2-27-70
Київська обл.	252073, м. Київ, вул. Фрунзе, 113, тел.: (044) 435-00-15
Кiровоградська обл.	316013, м. Кiровоград, вул. академiка Корольова, 3, тел.: (0522) 3-43-95
Луганська обл.	91053, м. Луганськ, вул. Радянська, 85, тел.: (0642) 52-03-09
Львiвська обл.	290006, м. Львiв, вул. Пiдвальна, 13, тел.: (0322) 72-07-14
Миколаївська обл.	327044, м. Миколаїв, вул. Васляєва, 43, тел.: (0512) 21-40-39
Одеська обл.	270001, м. Одеса, вул. Жуковського, 17, тел.: (0482) 22-80-25
Полтавська обл.	314011, м. Полтава, вул. Пушкiна, 18\24, тел.: (05322) 2-95-66
Рiвненська обл.	266013, м. Рiвне, вул. С.Бендери, 26а, тел.: (0362) 23-42-61
Сумська обл.	244030, м. Суми, вул. Садова, 49, тел.: (0542) 22-07-90
Тернопiльська обл.	м. Тернопiль, вул. М.Грушевського, 8, тел.: (0352) 22-86-18
Харкiвська обл.	310003, м. Харкiв, пр. Московський, 7, тел.: (0572) 22-66-49
Херсонська обл.	325000, м. Херсон, вул. Петренка, 6, тел.: (0552) 22-56-71
Хмельницька обл.	280000, м. Хмельницький, вул. Грушевського, 99, тел.: (03822) 9-77-29
Черкаська обл.	257015, м. Черкаси, вул. Жовтнева, 244а, тел.: (0472) 47-30-26
Чернiвецька обл.	274001, м. Чернiвцi, вул. Шевченка, 2, тел.: (03722) 2-30-29
Чернiгiвська обл.	250006, м. Чернiгiв, вул. Фрунзе, 2, тел.: (04622) 7-41-17
Державний архiв м.Києва	252060, м. Київ, вул. Олени Телiги, 23, тел.: (044) 440-54-16
Державний архiв м.Севастополя	335059, м. Севастополь, вул. Героїв Сталiнграда, 64, тел.: (0692) 41-66-45

Витребування, які не належать до компетенції консульської служби України

З питань отримання документів про переселення у 1945-1946 роках на підставі Угоди між урядом УРСР та Польщі громадяни України можуть звертатися безпосередньо до територіальних архівів Республіки Польща (в залежності від місцевості, з якої відбувалося переселення):

Державний Архів у м. Перемишлі, (ul. Lelewela 4, 37-700 Przemysl);

Державний Архів у м. Жешуві (ul. Boznicza 2, 35-064 Rzeszow);

Державний Архів у м. Любліні (ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin, skrytka pocztowa 113). В цьому архіві також зберігаються документи Холмського воєводства

Питаннями розшуку зниклих громадян, розшуку родичiв, встановлення мiсць поховань займається Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України.

Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України - адреса: 01004, м. Київ, вул. Пушкiнська, 30

Порядок витребування документів установлюється